• Suas tarefas estão sempre atrasadas e você passa a maior parte do dia resolvendo urgências;
• Assume compromissos além de sua capacidade;
• Gostaria de ter mais tempo para a família e para o lazer;
• Com frequência leva trabalho para casa;
• Parece que a vida está passando e seus sonhos não irão se realizar;
• Gosta do trabalho que escolheu, mas não gosta da forma estressante como trabalha.

O mau gerenciamento do tempo e a desorganização são as causas dessas situações. O resultado é uma vida sem equilíbrio e de baixo desempenho.

Sua vida está equilibrada quando você consegue ter tempo para o trabalho, para a família e para você mesmo.

Esse equilíbrio depende do bom uso do tempo e acontece quando planejamos, organizamos e controlamos nossas vidas, pois só assim sobra tempo para a
família e para você mesmo. A falta de planejamento nos faz dispender muito tempo com urgências e com assuntos sem importância. Isso resulta em baixo desempenho e falta de tempo para aquilo que é realmente importante. A maioria das urgências de hoje são assuntos importantes que não foram tratados com a antecedência devida.
Podemos classificar cada uma de nossas atividades como:

• Importante;
• Urgente;
• Circunstancial.

A maioria das pessoas estressadas, e com vida desequilibrada, possui o seguinte diagrama de uso do tempo:

O equilíbrio na vida acontece quando o seu tempo é dedicado prioritariamente à esfera da importância, seguido da esfera da urgência e, por último, da esfera do circunstancial.O circunstancial é caracterizado por atividades de pouca importância, que poderiam ter sido descartadas, eliminadas ou negadas. São atividades que, se forem realizadas, terão pouca ou nenhuma contribuição para atingir objetivos e metas. Exemplos são: ler spams e e-mails de correntes, conversas desnecessárias de corredor, encontros sociais que nada acrescentam, fazer mau uso das redes sociais.
Aprenda a dizer “NÃO”. Não se deixe manipular. Não faça algo apenas para agradar ou ser aceito. Quem não sabe dizer “não” provavelmente sofre de baixa autoestima. Aja pelos motivos certos.
Urgente é tudo aquilo que tem de ser feito imediatamente ou que trará algum tipo de consequência negativa se não for feito. Existem dois tipos de urgência:
Evitável – são aquelas que poderíamos ter resolvido, mas que deixamos para tratar na última hora. São atividades que um dia estiveram na esfera da importância e, por falta de organização, caíram na esfera da urgência.
Inevitável – são aquelas geradas por outros, e das quais não tínhamos conhecimento. Para essas precisamos reservar uma parte de nosso dia, porque são imprevisíveis. Exemplos: um pedido de última hora, um equipamento que falha, um acidente, alguém que não soube se organizar.
Importante é tudo aquilo que traz resultados mais efetivos, e faz diferença em sua vida. Atividades importantes trazem satisfação, bem estar e realização. Exemplos: fechar uma parceria, concluir aquele projeto, contribuir para a coletividade, passar tempo com a família, praticar alguma atividade física, estudar, brincar, viajar, namorar. Cada um tem a sua medida de importância. Precisamos ter claro o que é importante para nós e reservar tempo para essas atividades.

2 – Decida o que é importante em sua vida

O conceito de importância está relacionado com a busca da felicidade. E a felicidade pode, entre outras conceituações, ser dividida em três níveis:
Prazer – é a felicidade de conseguir um emprego, pagar as contas, comprar algo que se deseja. Esse é o nível mais efêmero da felicidade. A satisfação tem pequena duração. Em breve, aquelas conquistas, aquela remuneração, deixam de motivar.
Paixão – é a felicidade de fazermos o que gostamos de fazer. É a satisfação de realizar, de conquistar. O tempo voa quando trabalhamos com paixão. Esse nível de felicidade é bem mais duradouro que o nível anterior.
Propósito elevado – ter um propósito elevado significa contribuir para algo que é importante para todos. É a felicidade de contribuir para um mundo melhor sem a necessidade de receber algo em troca. A satisfação advinda de participar de algo assim é a mais duradoura de todas.
Converse consigo mesmo e pergunte:

• O que me dá prazer?
• Pelo que tenho Paixão?
• Qual é o meu propósito na vida?
• Como posso contribuir para um mundo melhor?
• Quem são as pessoas que eu admiro e que me inspiram?
• Quais são os meus sonhos?

Faça uma lista de suas respostas e pense nelas. Essa é a lista do que é importante para você.
Agora pergunte a si mesmo: Estou fazendo aquilo que é importante para mim ou estou vivendo como se fosse uma pena levada pelo vento, sem poder para decidir a direção? Você faz o que ama e ama o que você faz? Se a resposta for “Não”, reveja seus propósitos.

3 – Estabeleça metas

Metas são objetivos desejados, definidos e alcançáveis. Pessoas sem metas vivem ao sabor dos acontecimentos. Se não tivermos metas para nossas vidas, outros terão. Sabendo o que é importante para você, estabeleça metas para realizar seus sonhos e alcançar seus propósitos.
Cada meta deve ser:

• Específica O QUE?
• Mensurável QUANTO?
• Alcançável COMO?
• Relevante POR QUÊ?
• Temporal QUANDO?

Específica – A meta deve descrever exatamente o que você quer com ela, não pode ser uma ideia vaga. A meta deve descrever com detalhes suficientes para que outras pessoas a entendam e visualizem. Exemplo: Completarei o curso de inglês até o final do próximo ano.
Mensurável – A meta deve poder ser medida em tempo, valor ou qualquer outra unidade. Uma forma de medir é estabelecendo indicadores, por exemplo: obter o certificado conclusão de um curso, ou ainda, alcançar um faturamento estabelecido.
Alcançável – Para alcançarmos a meta, precisamos um plano de ação. O plano de ação divide o objetivo em etapas com datas e objetivos intermediários. O planejamento define como atingiremos nossas metas e torna claro cada passo para alcançarmos o objetivo. O 5W2H é uma ferramenta que pode ajudar no planejamento.
Relevante – A relevância é o motivo para criarmos a meta. A importância do objetivo que desejamos alcançar é a questão mais fundamental de uma meta. Depois de definir a meta e planejar como atingi-la, reavalie sua importância antes de prosseguir. O objetivo desejado tem de ser realmente importante para você.
Temporal – Se a meta não tiver uma data não existe compromisso para atingi-la. Defina quando o objetivo deverá ser alcançado. Isso é feito no planejamento.

4 – Planeje seu ano, seu mês, sua semana e seu dia

Utilize a regra 8 – 4 – 2

Elabore e planeje até 8 metas a serem trabalhadas nos próximos 12 meses. Escolha 4 metas para trabalhar nos próximos 30 dias. Selecione 2 metas para trabalhar na semana. Isso não significa que as metas devem ser alcançadas em uma semana, são planos que devem ser iniciados nesse período.

Por onde começar

Faça uma lista de suas urgências, metas, ações, compromissos e pendências.

1. Os compromissos tem data definida e vão para a AGENDA
2. As metas fazem parte de seu plano de vida e vão para a lista de METAS
3. As urgências e ações imediatas vão para a lista de AÇÕES IMEDIATAS

Você vai precisar de uma AGENDA e de uma TO DO LIST.
Adote uma agenda calendário
A forma de organização é algo muito pessoal e cada um deve decidir pelas ferramentas que mais lhe agradam. Existem agendas em papel, agendas como a do Google e softwares diversos. Descrevo aqui uma agenda calendário que contém uma página por mês e pode ser editado e impresso em websites diversos e sem custo. Imprima e encaderne seus próximos 12 meses. O encadernamento com espiral facilita deixar a agenda sempre aberta no mês de interesse. Utilize a agenda para definir as datas em que cada meta começará a ser trabalhada.
Adote uma TO DO LIST (Lista de ações)
A TO DO LIST consiste de uma página onde mapeamos nossas metas, ações imediatas, lembretes e o planejamento dos dias da semana. Lembre de reservar tempo para o inesperado. A vantagem de ser uma folha elaborada em Word, é que podemos editar e reimprimir.
Planeje sua semana no Domingo ou na primeira hora de Segunda-feira – Edite e imprima esta folha uma vez por semana.

5 – Organize seus espaço

Não existe eficiência em espaços desorganizados. Organizar significa classificar os objetos em categorias, alocar espaços para cada categoria e criar uma forma de mapear a localização. Da mesma forma que os livros são organizados em bibliotecas, nossos objetos podem ser organizados. Em um espaço organizado, os objetos são rapidamente localizados (indexação).
Classifique seus objetos – Divida os materiais em categorias, como por exemplo:

• Documentos;
• Ferramentas;
• Materiais de apoio;
• Coleções;
• Outros.

Organize as categorias em subdivisões, assuntos, tipos, etc. Descreva essa organização como se fosse um mapa e registre em papel.
Prepare o espaço – Reserve espaço nas gavetas, armários, prateleiras e caixas para armazenar as diversas categorias de objetos que serão armazenados. Coloque etiquetas com o nome de cada categoria e subdivisão de materiais. Organize os espaços e etiquetas de forma que qualquer pessoa encontre os objetos, não apenas você.
Faça a triagem básica – Agora é o momento da limpeza. Existem 3 possíveis destinos para os objetos a serem organizados.

• Lixo – tudo aquilo que é desnecessário, esteja desatualizado ou possa ser obtido de outra forma.
• Guardar – tudo o que ainda pode ser útil e necessário no futuro. Deverá se enquadrar em alguma das categorias da organização.
• Ação – tudo o que necessita algum tipo de providência nossa (executar uma ação) ou de outra pessoa (delegar). Coloque em um espaço reservado para ações imediatas e pendências.

Mapeie – Registre a organização na forma de um mapa esquemático com classes e subclasses. Crie etiquetas para as caixas, gavetas, prateleiras e armários. Canetas marcadoras, Post-It e outros materiais de papelaria podem ser úteis nessa fase da organização.
Bandeja de ações – Trata-se do local onde devem ser colocados documentos e objetos que demandam algum tipo de ação imediata. Registre a ação na lista de AÇÕES IMEDIATAS.
Bandeja de pendências – Coloque aqui os materiais que demandam alguma ação não imediata ou que dependem de outras pessoas. Deixe a vista para não se esquecer da pendência.

6 – Organize seu computador

Da mesma forma que você organizou seus espaços, organize o computador. Já imaginou se não existissem os diretórios e subdiretórios (pastas), no computador? Se o computador não estiver devidamente organizado em pastas e subpastas, perderemos tempo localizando, ou tentando localizar, arquivos.
Classifique seus arquivos em pastas para cada tipo de assunto. Como por exemplo:

• Clientes;
• Produtos;
• Financeiro;
• Manuais;
• Pessoal.

Crie subpastas em tantos níveis quanto necessário para agrupar os arquivos por semelhança de natureza. Reavalie a estrutura de organização de tempos em tempos. Faça backups e limpe os discos (nessa ordem). Delete o lixo e reloque arquivos perdidos para pastas onde fazem mais sentido de estar.
7 – Organize seu e-mail

A caixa de entrada de seus e-mails reflete seu nível de organização. Para cada e-mail recebido, existem 4 possíveis atitudes:

• Deletar – Spams, e-mails desnecessários, informativos que não demandam nenhuma ação imediata ou futura, delete imediatamente.
• Responder imediatamente – Mensagens que demandam menos que 3 minutos para responder ou encaminhar, faça-o imediatamente. Se não o fizer, o e-mail ficará ali na caixa de entrada e será novamente lido da próxima vez que você examinar a caixa de entrada.
• Guardar – São e-mails que não demandam resposta ou encaminhamento, mas que precisam ser armazenados para futura utilização.
• Manter na caixa de entrada – São e-mails que demandam uma resposta mais elaborada, para os quais não dispomos de tempo no momento. Mantenha esse e-mail na caixa de entrada. Ou são e-mails que demandam algum tipo de ação, nesse caso, registre na lista de ações imediatas.

A caixa de entradas funciona como uma lista de ações. Tudo o que estiver nela demanda algum tipo de ação ou providência.
Da mesma forma que você organizou as pastas de seu computador, organize as pastas dos e-mails. Crie pastas para cada tipo de assunto. Como por exemplo:

• Clientes;
• Produtos;
• Financeiro;
• Manuais;
• Pessoal;

Faça backup dos e-mails e da lista de endereços. Reavalie os conteúdos de tempos em tempos e remova tudo que não seja mais necessário.

8 – Priorize

Agora que você já definiu suas metas, agendou seus compromissos e listou atividades, está na hora de planejar seu dia. Sua produtividade depende de um bom planejamento do seu dia. O planejamento deve ser feito na primeira hora da manhã e o conceito mais importante é o da priorização.
Liste tudo o que tem de ser feito no dia

• Revise os compromissos na agenda;
• Revise sua lista de pendências;
• Analise seus e-mails e limpe a caixa de entrada (delete, responda de for rápido, armazene ou defina uma ação);
• Estime o tempo de cada atividade

Priorize – defina a ordem em que as tarefas deverão ser executadas

• Numere as atividades por ordem de importância, primeiro as mais importantes;
• Entre as mais importantes, faça primeiro as de menor duração (mais rapidamente sua lista diminuirá);
• Somente inicie uma nova tarefa após a anterior ter sido totalmente concluída;
• Reserve tempo para imprevistos;
• Tenha um plano e mantenha-se nele.

Seu dia é composto por compromissos (tem hora definida), e tarefas (não tem hora definida). Se você não estiver em um compromisso nem executando uma tarefa, está matando tempo e fazendo nada. Torne o planejamento e execução de seu dia um hábito, isso exige disciplina. Disciplina é uma capacidade que a grande maioria das pessoas bem sucedidas possui.
Lei de Pareto dos 20/80 – 80% dos resultados surgem de 20% do investimento. Os 20% dos resultados restantes demandam 80% dos recursos. Procure priorizar os 20% mais importantes.

9 – Delegue

Antes de sair executando cada tarefa, pense se alguém pode fazê-la por você. Delegar significa encarregar alguém da execução de uma ação. A responsabilidade sobre o resultado final continua sendo sua. Delegar está associado a monitorar. Delegue e acompanhe para certificar-se de que o resultado desejado foi atingido.
Ao delegar, tenha certeza de que estão claros:

• O QUE;
• PORQUE;
• QUANDO;
• E principalmente COMO.

Delegar induz o crescimento das pessoas. A pessoa que recebeu a incumbência aprende com a tarefa. A pessoa que delegou aprende a gerenciar. Não delegue tarefas acima da capacidade das pessoas. Forneça os meios necessários para que a pessoa possa atingir o resultado esperado.

10 – Mantenha o foco

Manter o foco é o mais importante segredo da produtividade pessoal. Tudo o que está a nossa volta conspira para tirar nossa atenção. A capacidade de manter a concentração nos leva a completar as tarefas em menor tempo e chegar ao fim do dia com o planejamento cumprido.

• Tenha um plano para o seu dia e mantenha-se nele;
• Concentre-se na tarefa daquele momento e esqueça o resto; cada tarefa terá sua vez;
• Seja disciplinado com os horários;
• Não fique lendo e-mails a cada 5 minutos. Examine sua caixa de entrada, por exemplo, no início da manhã e no início da tarde;
• Defina horários para fazer uma parada, tomar um café, comer uma fruta (10 da manhã e 4 da tarde são perfeitos);
• Combine com as pessoas de apenas interrompe-lo em horários determinados, tratando de mais assuntos no mesmo espaço de tempo;
• Se estiver difícil iniciar uma tarefa, inicie por algo simples, e mantenha-se nela por pelo menos 2 minutos. Depois de 2 minutos é mais difícil desistir da tarefa.

Texto inspirado no livro “A TRÍADE DO TEMPO” de Christian Barbosa.
Eduardo Grachten – Engenheiro eletricista, empresário e gestor. Divulgo nesta seção os textos que coleciono na busca pela melhoria contínua, excelência na gestão, sustentabilidade e tecnologias para o saneamento ambiental.

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